Opracowanie Programu – Funkcjonalno – Użytkowego (PFU) wraz z zestawieniem planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów dostawy wraz z robotami budowlanymi dla inwestycji polegającej na dostawie i montażu systemu sygnalizacji napadowej i antywłamaniowej wraz z kontrolą dostępu na potrzeby Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku.

ZAPYTANIE OFERTOWE

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Opracowanie Programu – Funkcjonalno – Użytkowego (PFU) wraz z zestawieniem planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów dostawy wraz z robotami budowlanymi dla inwestycji polegającej na dostawie i montażu systemu sygnalizacji napadowej i antywłamaniowej wraz z kontrolą dostępu na potrzeby Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku. 

1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku

adres: ul. H. Sienkiewicza 84, 15-950 Białystok

tel. 85 67 84 030

e-mail:

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, na podstawie wewnętrznego Regulaminu postępowania w sprawie zamówień publicznych, których wartość bez podatku od towarów i usług nie przekracza kwoty 170 000,00 złotych.

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Opracowanie Programu-Funkcjonalno-Użytkowego (PFU) wraz z zestawieniem planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów dostawy wraz z robotami budowlanymi dla inwestycji polegającej na dostawie i montażu systemu sygnalizacji napadowej i antywłamaniowej wraz z kontrolą dostępu na potrzeby Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku. 
2. Dotychczas użytkowany system sygnalizacji napadowej i antywłamaniowej wraz z kontrolą dostępu składa się z 78 linii kontrolnych.
3. Zamawiający dysponuje projektem wykonawczy branża słaboprądowa z 2004 r., na podstawie którego wykonano obecnie użytkowane systemy.
4. Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga przed złożeniem oferty odbycie wizji lokalnej i sprawdzenie projektu wykonawczego w celu zapoznania się z zakresem prac i koniecznością opracowania przedmiotu umowy.
5. Szczegółowy zakres usługi zawiera Projekt umowy - stanowiący Załącznik nr 5 do zapytania.

4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIE

1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
   1. w celu potwierdzenia spełniania warunku wykonawca winien wykazać:
      1. wykonanie (zrealizowanie) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:
         • co najmniej dwóch usług polegających na opracowaniu dokumentacji projektowej lub co najmniej dwóch usług polegających na opracowaniu programu funkcjonalno-użytkowego w zakresie montażu systemu sygnalizacji napadowej i antywłamaniowej wraz z kontrolą dostępu o wartości nie mniejszej niż 5 000,00 zł brutto każde opracowanie – na lub zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania.
           Do wykazu należy załączyć dowody potwierdzające, że powyższe usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot na rzecz, którego usługi zostały wykonane (lub są wykonywane), a jeżeli Wykonawca z przyczyn od niego niezależnych nie jest w stanie wykazać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
      2. osoby skierowane do realizacji usługi objętej niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym: minimum 1 osoba posiadająca uprawnienia budowlane do projektowania lub do projektowania i kierowania robotami budowlanymi w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń elektrycznych i elektroenergetycznych bez ograniczeń w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2025 r. poz. 418) lub odpowiadające im uprawnienia budowlane wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów albo uprawnienia do sprawowania samodzielnych funkcji na podstawie odrębnych przepisów prawa – na lub zgodnie z załącznikiem nr 3 do zapytania.

5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

      Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie od dnia podpisania umowy do dnia zakończenia procedury o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy inwestycji.

6. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI
   ORAZ PRZEKAZYWANIE OFERT, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW

1. W przedmiotowym postępowaniu komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej z wykorzystaniem adresu e-mail Zamawiającego:
2. W celu odbycia wizji lokalnej i sprawdzenia dokumentów należy kontaktować się drogą elektroniczną na adres e-mail, o którym mowa w ust. 1.
3. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Pytania należy przekazywać drogą elektroniczną na adres e-mail, o którym mowa w ust. 1.

7. TERMIN ZWIĄZANIA ZŁOŻONĄ OFERTĄ

Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

8. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy, określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. Podpis powinien być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację np. złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny (z podaniem imienia i nazwiska).
3. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisania etc. powinno być parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym razie nie będzie uwzględnione.
4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Ofertę stanowi wypełniony Formularz oferty, sporządzony wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1.
6. Do oferty należy załączyć:

1. Wykaz usług – stanowiący załącznik nr 2
2. Dowody potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w Wykazie usług.
3. Wykaz osób – stanowiący załącznik nr 3
4. Oświadczenie Wykonawcy – stanowiące załącznik nr 4
5. Pełnomocnictwo lub inny dokument upoważniający do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;

9. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Składanie ofert tylko elektronicznie.
2. Skan wypełnionego i podpisanego formularza ofertowego wraz z załącznikami, o których mowa w ust. VIII pkt 6 (lub podpisany elektronicznie plik) należy przesłać pocztą elektroniczną na adres:

  w terminie do dnia 28 maja 2026 r., do godz. 12:00.

3. Oferty, które wpłyną po upływie wskazanego terminu nie będą rozpatrywane.

10. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY

1. Cena ofertowa musi być wyrażona w złotych polskich.
2. Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, zgodnie z zakresem i przedmiotem zamówienia określonym w zapytaniu ofertowym. W cenie tej powinny być również uwzględnione wszelkie należne opłaty i podatki wraz z podatkiem od towarów i usług – VAT.
3. Ceny w ofercie należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Kwoty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
4. Zamawiający dokonywać będzie rozliczeń z Wykonawcą w walucie polskiej (PLN).

11. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Kryteriami oceny ofert są:

• Cena – 80%,

oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczba punktów, pozostałe oferty otrzymają punkty wynikające z przeliczeń arytmetycznych,

• Termin rozpoczęcia prac – 20%,

 oferta z najszybszym terminem rozpoczęcia prac otrzyma maksymalną liczbę punktów, pozostałe oferty otrzymają punkty wynikające  z przeliczeń arytmetycznych.

2. Zamawiający wybierze ofertę, spośród ofert nieodrzuconych, z najwyższą ilością punktów.
3. O wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający powiadomi, pocztą elektroniczną, wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty.

12. POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

1. jest niezgodna z treścią niniejszego zapytania ofertowego,
2. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U.2026. poz 85).
3. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia lub Wykonawca nie złożył wyjaśnień, jako odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień w zakresie podejrzenia zaoferowania przez Wykonawcę rażąco niskiej ceny lub złożone wyjaśnienia są niewystarczające,

2. Wykonawcy uczestniczą w postępowaniu na własny koszt i ryzyko, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu unieważnienia postępowania przez Zamawiającego.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego i dopuszcza modyfikację jego istotnych elementów takich jak np. termin składania ofert, warunki udziału w postępowaniu, zakresu zamówienia, czy kryteria oceny ofert. Zamawiający może dokonać zmiany przed upływem terminu składania ofert.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo wzywania Wykonawców do składania wyjaśnień odnośnie treści ofert oraz do uzupełnienia dokumentów.
5. Zamawiający przewiduje następujące okoliczności unieważnienia postępowania:

1. Zamawiający może unieważnić postępowanie, kiedy cena oferty najkorzystniejszej przekroczy kwotę, która została przez Zamawiającego przeznaczona na realizację przedmiotowego postępowania;
2. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą udzielenie zamówienia przy poszanowaniu zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców lub obowiązujących przepisów prawa;
3. w postępowaniu nie złożono żadnej oferty lub złożona oferta/oferty podlegają odrzuceniu;
4. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
5. postępowanie może być także unieważnione przez Zamawiającego bez podania przyczyny (bez podania uzasadnienia) w każdym momencie i nie stanowi podstawy do roszczenia sobie prawa ze strony Wykonawcy do realizacji zamówienia.

6. Informacje dotyczące przetwarzania danych zawiera załącznik nr 6 – Klauzula informacyjna RODO.

ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

DOCXZałącznik nr 1 - Formularz ofertowy.docx (35,73KB)

DOCXZałącznik nr 2 - Wykaz usług.docx (36,31KB)

DOCXZałącznik nr 3 - Wykaz osób.docx (35,92KB)

DOCXZałącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy.docx (18,45KB)

DOCXZałącznik nr 5 - Projekt umowy.docx (47,82KB)

DOCXZałącznik nr 6 - Klauzula informacyjna.docx (17,50KB)